Een obstacle run met één systeem achter de schermen.
Voor Obstacle Run Etten-Leur bouwde ik de website, het systeem achter de inschrijvingen en een dashboard waarmee de organisatie op elk moment ziet wie er meedoet.
Kort samengevat
- Website, inschrijvingen en dashboard in één samenhangend geheel
- De organisatie ziet in één overzicht wie er meedoet
- Gebouwd rond hoe het evenement echt draait
Het probleem
Een obstacle run is één dag, maar de voorbereiding loopt maanden. Deelnemers willen weten wanneer ze starten en waar ze aan toe zijn. De organisatie wil op elk moment weten hoeveel mensen er meedoen.
Losse formulieren en spreadsheets houden dat een tijdje vol. Maar hoe dichter de dag nadert, hoe meer er tegelijk moet kloppen.
Wat ik bouwde
Ik bouwde drie onderdelen die met elkaar praten, zodat alles wat een deelnemer doet direct zichtbaar is voor de organisatie.
De website
De publieke kant: alles over het parcours, de tijden en de sponsors, en de plek waar deelnemers hun kaarten kopen.
Het eventsysteem
Achter de website verwerkt het systeem de inschrijvingen en houdt het bij wie waar meedoet. Eén bron, in plaats van een verzameling lijstjes.
Het operator-dashboard
Voor de organisatie: een overzicht van alle inschrijvingen, zodat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt.
- Publieke websiteInformatie en kaartverkoop voor deelnemers
- EventsysteemVerwerkt en bewaart de inschrijvingen
- Operator-dashboardOverzicht voor de organisatie
Wat het opleverde
De website, de inschrijvingen en het dashboard vormen nu één geheel. Wat een deelnemer invult, komt op één plek terecht, en de organisatie hoeft niet meer te zoeken naar de laatste versie van een lijst.
Voorheen
- Losse formulieren en spreadsheets
- Een verzameling lijstjes
- Zoeken naar de laatste versie van een lijst
Nu
- Eén eventsysteem voor alle inschrijvingen
- Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers
- Op elk moment zien wie er meedoet